智能無紙化會(huì)議系統(tǒng) ——更便捷的會(huì)議管理解決方案

01無紙化會(huì)議·系統(tǒng)

無紙化會(huì)議系統(tǒng)是一款專為政府黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、大型集團(tuán)企業(yè)量身定制的無紙化會(huì)議系統(tǒng)，提供強(qiáng)大的會(huì)議應(yīng)用功能，包括：會(huì)議信息上傳、文件分發(fā)、閱讀查看、文件批注、會(huì)議簽到、投票表決、電子白板、文件交互傳送、視頻交互傳送、會(huì)議交流、信息通知、會(huì)議服務(wù)、信息記錄等；具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點(diǎn)。

能夠幫助會(huì)議組織者極大地降低工作壓力，輕松進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管控，提高與會(huì)者的開會(huì)效率，同時(shí)節(jié)省大量資料印刷費(fèi)用和投影設(shè)備，完全符合國家低碳、環(huán)保理念。

02方案描述

無紙化會(huì)議系統(tǒng)|支持電腦Windows系統(tǒng)和平板Android和ios系統(tǒng)登錄，無紙化會(huì)議系統(tǒng)管理者能在短時(shí)間內(nèi)能完成會(huì)議信息、會(huì)議議程、會(huì)電子白板、會(huì)議服務(wù)、共享屏幕等功能，通過無紙化會(huì)議系統(tǒng)平臺(tái)，各部門單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)的會(huì)商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會(huì)議低效、單一、資源浪費(fèi)、保密隱患等問題，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全程無紙化. 架構(gòu)平臺(tái)的集成能力主要包括：支持業(yè)界各種集成模型：界面集成、數(shù)據(jù)集成、功能集成和服務(wù)集成。

	服務(wù)器軟件支持會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng) 服務(wù)器負(fù)責(zé)會(huì)議室管理、會(huì)議管理、機(jī)構(gòu)管理、角色管理、員工管理以及會(huì)議進(jìn)行時(shí)數(shù)據(jù)等信息的轉(zhuǎn)發(fā), 系統(tǒng)同時(shí)支持會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)；
	整合辦公系統(tǒng) 系統(tǒng)可整合企業(yè)現(xiàn)有的CRM/OA/SCM/ERP等辦公管理系統(tǒng)，方便接入第三方服務(wù)平臺(tái)；
	無縫對(duì)接第三方服務(wù)平臺(tái) 可以實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有硬件視頻會(huì)議產(chǎn)品無縫對(duì)接，與業(yè)界其他廠商互聯(lián)互通，也可以與會(huì)議室原來有的中央控制管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，方便企業(yè)管理．
	支持雙網(wǎng)絡(luò)接入 客戶端通過加密無線或有線網(wǎng)絡(luò)接入無紙化會(huì)議系統(tǒng)，供參會(huì)者使用，參會(huì)者使用客戶端進(jìn)行會(huì)議簽到、瀏覽會(huì)議議程、查看會(huì)議材料，對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行圈點(diǎn)、批注、修改、保存等操作；
	支持多種終端設(shè)備管理 客戶端軟件可同時(shí)支持windows和Android平臺(tái)軟件,可以在計(jì)算機(jī)，手機(jī)及PAD等多種終端設(shè)備上使用；

多個(gè)實(shí)現(xiàn)

無紙化會(huì)議系統(tǒng)功能

實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的主體功能：包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議主持秘書、會(huì)議簽到、文檔同步演示、會(huì)議信息通知、投票表決、手寫批注、后臺(tái)管理等功能。

整體統(tǒng)一設(shè)備

會(huì)議管理

創(chuàng)建會(huì)議，對(duì)會(huì)議概況信息、參會(huì)人員、座位編排、會(huì)議流程、會(huì)議文件、會(huì)議投票和會(huì)議權(quán)限等進(jìn)行設(shè)置和管理。控制所有主機(jī)統(tǒng)一開關(guān)機(jī)。

功能化管理

智能ip設(shè)備管理

可以添加或刪除參會(huì)平板電腦的Mac地址，編輯席位編號(hào)、添加或刪除席位等。

簽到管理

實(shí)時(shí)查看具體信息

可以實(shí)時(shí)查看全體參會(huì)者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時(shí)間。

同時(shí)可以將此次會(huì)議的出勤情況全部導(dǎo)出。

保密管理

根據(jù)會(huì)議需求，資料保密管理

如為保密會(huì)議，所有會(huì)議資料不允許保存、下載，會(huì)議結(jié)束后，所有資料自動(dòng)刪除

會(huì)議簽到

自動(dòng)記錄，自動(dòng)下載

實(shí)現(xiàn)所有參會(huì)人員電子簽到，自動(dòng)記錄、統(tǒng)計(jì)會(huì)議出席情況，簽到同時(shí)自動(dòng)下載會(huì)議文件

會(huì)議議程

智能管理編輯、提升會(huì)議效率

會(huì)議助理可在管理端編輯會(huì)議議程，發(fā)布會(huì)議議程后，全體參會(huì)者都可在本地Pad查看會(huì)議議程的具體內(nèi)容；會(huì)議助理也可以將會(huì)議議程切換到大屏幕，全體參會(huì)者無需自己動(dòng)手操作，即可看到大屏幕的會(huì)議議程全部內(nèi)容。

電子白板

提升會(huì)議電子化

用于會(huì)議討論，參會(huì)人員可同時(shí)在電子白板上進(jìn)行圈劃、書寫；支持在白板上打開圖片和設(shè)計(jì)圖紙；參會(huì)人員實(shí)時(shí)共享白板上書寫的內(nèi)容。

會(huì)議服務(wù)

多功能會(huì)議服務(wù)選項(xiàng)、及時(shí)提供幫助

可以在會(huì)議過程中，為參會(huì)者提供會(huì)議所需的各種服務(wù)。例如：參會(huì)者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會(huì)議服務(wù)選項(xiàng)，直接發(fā)送消息到管理端，會(huì)議助理接收到消息后，可以根據(jù)需求為參會(huì)者提供幫助。

會(huì)議投票

支持多個(gè)客戶終端管理

需要全體參會(huì)者參與意見表決時(shí)，會(huì)議助理在管理端可以直接發(fā)起投票，投票內(nèi)容均為選擇題，由會(huì)議助理統(tǒng)一編輯投票內(nèi)容和選項(xiàng)，參會(huì)者選擇具體選項(xiàng)即可，無需輸入漢字。會(huì)議助理編輯好后可以發(fā)送至參會(huì)者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內(nèi)容和選項(xiàng)顯示至大屏，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)投票。投票結(jié)束后，會(huì)議助理可以將投票結(jié)果進(jìn)行保存，也可以將投票結(jié)果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結(jié)果。

便捷的信息傳送

保證會(huì)議進(jìn)程、及時(shí)解決突發(fā)情況

會(huì)議過程中會(huì)議助理可以通過“發(fā)送消息”功能，向全體人員或者某位參會(huì)者發(fā)送消息，參會(huì)者收到消息后，可以選擇回復(fù)消息。比如開會(huì)時(shí)，有緊急事件需要領(lǐng)導(dǎo)馬上處理，此時(shí)，會(huì)議助理可以單獨(dú)向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送消息，既不影響會(huì)議正常進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)又可以及時(shí)處理緊急事件